Nederlandse overheid doet zichzelf tekort met aanbestedingsregels

MenzoUncategorized0 Comments

stadium

Zembla

De afgelopen maanden heeft televisieprogramma Zembla tweemaal een uitzending gewijd aan de aanbesteding van ICT projecten door de Nederlandse overheid. Het overtreden van deze regels door hoge ambtenaren en ICT bedrijf Ordina stond hierbij centraal.

Ordina zou op uitgebreide schaal ‘gunsten hebben verleend’ aan ambtenaren die een beslissende rol hadden in de aanbestedingsprocessen. Voor wie bewijzen verwacht had van ongeoorloofde betalingen of dure cadeaus, waren de Zembla uitzendingen teleurstellend. Waar ging het om? Ordina had de relevante ambtenaren getrakteerd op lunches en diners in restaurants, een bezoek aan een voetbalwedstrijd of een dagje samen golfen.

Deskundigen kwamen aan het woord om zich uit te spreken over de vraag of deze gang van zaken geoorloofd was of niet. Ondanks enig verweer van Ordina was het beeld glashelder: het mag niet.

Hiermee werden de Zembla uitzendingen een pleidooi voor strengere toepassing en controle van de bestaande aanbestedingsregels en eventuele sancties voor overtreders. Eind goed, al goed. Met dank aan Zembla.

Staatsbelang

Niemand stelde echter de vraag of de belangen van de staat en daarmee van de belastingbetaler geschaad waren door de handelwijze van Ordina en de ambtenaren. ‘Natuurlijk!’ zullen velen zeggen ‘Als ambtenaren zich laten fêteren door een leverancier legt dit druk op de ambtenaren om een tegenprestatie te leveren in de vorm van een bevoordeling bij een aanbesteding. Hierdoor zal de staat niet de beste waar voor de laagste prijs krijgen’.

Escalaties

Dat klinkt logisch, maar toch wordt iets belangrijks over het hoofd gezien: grote en complexe ICT projecten komen vroeg of laat vaak in een moeilijke fase: de requirements wijzigen, informatie wordt te laat of incompleet aangeleverd of het contract geeft onvoldoende duidelijkheid over bepaalde situaties. In eerste instantie proberen de operationele managers aan klant- en leverancierszijde dit op te lossen, maar op een zeker moment lukt dat niet meer. Dan volgt escalatie: dat kan een juridisch gevecht worden. De leverancier staat hierbij meestal sterker omdat hij meer ervaring heeft met vergelijkbare projecten en omdat hij minder last heeft van een moeilijk te besturen achterban, zoals een gebruikersorganisatie. Naast mogelijk ongewenste uitkomsten levert een juridische strijd altijd vertraging en hoge kosten voor beide partijen op.

Relaties

Een betere route van escalatie loopt via het senior management. Het hoogste management van de klant heeft hierbij een sterke troef: de relatie. Wanneer de klant een beroep doet op de relatie weet de leverancier dat hij moet oppassen. Beschadiging van de relatie kan hem in de toekomst immers veel vervolgopdrachten schelen. Daarom zal een leverancier liever water bij de wijn doen dan het meningsverschil juridisch uit te vechten.

Om gebruik te maken van een relatie op hoog niveau moet die relatie natuurlijk wel bestáán. In de opbouwfase van de samenwerking (de aanbestedingsfase) zou deze relatie dus moeten worden opgebouwd. In het bedrijfsleven is dit heel gebruikelijk, maar bij de overheid is het officieel verboden. Als de leverancier en de ambtenaren het tóch proberen, worden zij publiekelijk aan de schandpaal genageld, bijvoorbeeld door Zembla.

Bedrijfsleven

In mijn dagelijks werk begeleid ik bedrijven bij outsourcing van hun ICT – vooral aan offshore/nearshore leveranciers. Het onderzoeken en beoordelen van deze leveranciers hoort daarbij. Maar hoe onderzoek je het waarheidsgehalte van verkoopverhalen? Doe eerst een gedegen vooronderzoek. Bezoek daarna de potentiële leverancier in zijn buitenlandse kantoor en doe een feitenonderzoek ter plekke. Maar zorg ook voor een informeel gedeelte. Een restaurant, theater, sportwedstrijd of een toeristisch uitje bieden de juiste omgeving. Praat met de leverancier over niet-zakelijke onderwerpen, zoals familie, vakanties en sport.

Staat dit een objectieve beoordeling niet in de weg? Integendeel, in de praktijk merk ik dat leveranciers in een informele sfeer openhartiger zijn en daardoor gemakkelijker te beoordelen, inclusief hun zwakkere kanten.

Daarnaast draagt een informele sfeer bij aan een vriendschappelijke relatie, die maanden later vaak broodnodig blijkt te zijn om knelpunten of conflicten op te lossen. Niet door problemen met de mantel der liefde te bedekken, maar door een grotere wederzijdse compromis-bereidheid.

De overheid loopt al deze voordelen mis door het strikt toepassen van de aanbestedingsregels en doet zichzelf daarmee tekort. Sterker nog: behalve juristen wordt niemand daar beter van.

Europa

De Nederlandse overheid zou er daarom goed aan doen de regels zodanig te versoepelen, dat het opbouwen van een relatie tussen klant en leverancier tot de mogelijkheden behoort. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want veel regels zijn door Brussel opgelegd.

Maar Nederland heeft zich in Europees verband altijd sterk gemaakt voor strenge regels en een strikte handhaving, in tegenstelling tot Zuid-Europese lidstaten.

Het laten varen van deze ‘Roomser dan de Paus- houding’ zou een goede eerste stap zijn.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *